Makigami

02.10.2023

Définition, contenu et origine

Makigami signifie "rouleau de papier" en japonais. Il s'agit d'une méthode structurée qui permet de détecter toutes les pertes qui se produisent dans le flux du processus.

Objectifs et avantages

Makigami est une technique de cartographie de processus. Les améliorations apportées par Makigami ont un impact sur les temps d’exécution, les erreurs, la stabilité du processus, les coûts, etc. Cette méthode est souvent utilisée pour des processus où le produit ou le service n’est pas immédiatement visible, comme par exemple dans les services administratifs, les hôpitaux ou les laboratoires.

Application et procédure

Analyse en 6 étapes :

Étape 1 : Préparation

• Sélectionnez un processus et définir clairement les points de départ et d'arrivée
• Identifiez les membres de l'équipe qui participeront à l'analyse : inclure toutes les disciplines, sans oublier les fournisseurs et les clients.
• Trouvez tous les enregistrements

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Étape 2 : Décrivez l'état actuel du processus en rendant l'invisible visible

• Identifier tous les acteurs du processus dans la colonne de gauche, en commençant par le client.
• Décrire toutes les activités pour chaque acteur chronologiquement et en détail. Écrire l’activité ou l’action de l’acteur sous forme verbale ainsi que le sujet. Par exemple : au lieu de [Vente][Demande reçue] définir [Vente][Confirme la réception].
• Etablir le mode de communication d’une activité à l’autre : Qui transmet quoi et à qui? À l’aide de codes couleur, vous pouvez indiquer si les informations sont toujours correctes, ponctuelles et complètes (vert) ou, au contraire, s’il y a une divergence (rouge).
• Pour chaque activité, évaluer le temps nécessaire (début et fin de l’activité) ainsi que les goulots d’étranglement.
• Collecter tous les documents, systèmes et données utilisés dans ce processus.

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Étape 3 : Distinguer ce qui apporte de la valeur de ce qui occasionne des pertes

• En tant qu’équipe, faire la distinction entre les activités qui sont nécessaires et celles qui peuvent être éliminées, les activités problématiques pour lesquelles l’équipe est divisée quant à leur utilité et les activités non problématiques qui apportent peu de potentiel d’amélioration.
• Calculer quelle proportion du temps est utile.

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Étape 4 : Développer et visualiser l’état idéal

• Dans la mesure où toutes les activités sans valeur ajoutée sont écartées, l’équipe peut concevoir un nouveau processus qui va apporter une valeur ajoutée maximale au processus.
• L’équipe détermine alors comment passer du processus actuel au processus idéal.

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Étape 5 : Créer et mettre en œuvre un plan d'amélioration détaillé

• Etablir un plan détaillé indiquant qui fait quoi et quand pour chaque activité et le faire valider par l’équipe.
• Actualisation des standards et mise à disposition des formations nécessaires.

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Étape 6 : Poursuivre l'amélioration

• Dès que le plan d’amélioration sera mis en œuvre, identifier les potentiels d’amélioration sous forme d’ateliers Kaizen ou d’idées.

Références

makigami.info